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平成30年度フォローアップ監査の結果
第1 監査の対象
1 対象事務
平成29年度定期監査における指摘事項に対して講じた措置
2 対象部課
(1) 危機管理部(危機管理課)
(2) 子育て応援部(子育て施設課)
(3) まちづくり推進部(建設指導課、住宅政策課)
(4) 建設部(建設管理課、水とみどり課)
(5) 市民病院事務局(経営管理課、医療マネジメント課)
(6) 議会事務局(総務課)
(7) 教育総務部(学校給食課、学校管理課、産業高校学務課)
(8) 生涯学習部(生涯学習課、スポーツ振興課、郷土文化室、図書館)
(9) 消防本部(総務課)及び消防署
第2 監査の目的
フォローアップ監査は、平成30年度岸和田市監査等実施方針に定めるところにより、前回の定期監査で、是正・改善の必要があるため指摘事項とし、地方自治法第199条第12項の規定により、市長等から措置状況の提出を受けた事項について、内部点検体制が有効に機能しているかとの視点により、改善状況の確認を行い、類似指摘事項の発生防止を図ることを目的とする。
第3 監査の主な実施内容及び着眼点
監査対象部課から、平成29年度定期監査における指摘事項に対して講じた措置に関し、次の4点について記載した資料の提出を受け、措置内容の点検に必要な契約書や領収書等の関連書類等の提出を求め、また、関係職員から内部点検体制について聴取することにより、指摘事項についての改善状況の確認を行った。
(1) 監査結果の課内周知方法
(2) 平成30年度の執行状況
(3) 措置を講じた内容が継続して行われているかの確認
(4) その他、事務改善に向けた取り組み等
第4 監査の実施場所及び日程
1 実施場所
監査委員室
2 日程
(1) 調査期間 平成31年2月27日から平成31年3月27日まで
(2) 監査実施日 平成31年3月27日
第5 監査を実施した監査委員
矢野三千秋、平田徹、 池内矢一
第6 監査の結果
監査対象部課での平成29年度定期監査における指摘事項47件について、改善状況を確認した結果、44件は改善されていることを確認した。しかし、危機管理部危機管理課、建設部建設管理課及び水とみどり課での各1件については、改善が見られず同じ誤りを生じていたため、下記の判断基準(11)により、再度指摘事項とした。
指摘事項については、再び同じ誤りが生じないよう是正・改善の必要があるため、適切な措置を講じられたい。なお、措置を講じたときは、遅滞なく通知されたい。
指摘事項と判断した基準は、次のとおりである。
指摘事項 (1) 市に損害を与えている、又は損害を与える恐れがあるもの (2) 収入確保に適切な措置を要するもの (3) 予算を目的外に支出しているもの (4) 不必要な予算執行をしているもの又は損害を生じているもの (5) 法令や条例、通達等に違反しているもの (6) 契約や協定等に反しているもの (7) 機関の意思決定が適切になされていないもの (8) 書類の隠匿や改ざんその他の故意による違反行為があるもの (9) 重大な過失又は著しい怠慢によって誤りを生じているもの (10) 正確性、経済性、効率性又は有効性の観点から改善を要するもの (11) 前回、指摘事項又は注意を要する事項とした事項のうち、是正・改善されていないもの (12) その他、不当又は適正を欠く事項で指摘が適当であると認められるもの |
1 危機管理部
(1) 危機管理課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
事前に予定されていた公用車での出張の際に必要となった高速道路料金や関西国際空港連絡橋利用料等、無線局定期検査の受検のための収入印紙購入代金を職員が立替えて支払いをしていたものがあった。 | 今後は、現金での支払いが予定される経費については、地方自治法第232条の5第2項、地方自治法施行令第161条及び岸和田市財務規則の規定に基づき、資金前渡を受け適切に処理します。 | 平成30年度は、現金での支払いが予定されている高速道路料金等の支払いについて、資金前渡されていることを確認した。 |
職員旅費条例では、出張命令権者は、出張命令等を発し、又はこれを変更する場合には、出張命令簿に当該出張についての事項を記載し、これを当該出張者に提示して行わなければならないとなっているが、公用車を利用した際の出張命令簿がほとんど作成されていなかった。また、その内の1件は大阪府外への出張であったが、大阪府外へ出張する際に、その日数に応じ1日当たりの定額により支給することとなっている日当が支給されていなかった。 | 今後は、公用車を利用した出張についても、職員旅費条例に基づき出張命令簿を作成し、漏れることがないよう適正な事務処理を行います。また、支給されていなかった11月1日の府外出張の日当については、3月分の給与にて支給するよう、2月13日に事務処理を行いました。今後は、確認を徹底し、漏れることがないよう適正な事務処理を行います。 | 日当については、支給されていることを確認した。また、平成30年度については、公用車を利用した際の出張命令簿が作成されていることを確認した。大阪府外へ出張する際の日当についても、支給されていることを確認した。 |
下松防災広場の草刈作業委託について、地方自治法施行令第167条の2第1項第3号を適用し、公益社団法人岸和田市シルバー人材センターと随意契約を締結しているが、岸和田市財務規則で定められたホームページでの公表の手続きがなされていなかった。 | 該当する契約について、岸和田市ホームページに公表しました。今後も同様の随意契約を締結する場合は、岸和田市財務規則に定められた手続きを遅滞なく行います。 | 平成30年度下松防災広場の草刈作業委託契約について、ホームページに公表はされていたが、契約締結前情報については、手続きが遅れ、適切な時期に掲載がされていなかった。契約事務に一部改善が見られなかった。 |
支出の原因となるべき契約その他の行為は、予算の定めるところに従い行わなければならないが、防災行政無線(同報系)再免許申請業務について、予算措置する前に業務を委任していた。 | 今後、支出の原因となるべき契約その他の行為については、予算措置等の確認を徹底し、適正な事務処理を行います。 | 防災行政無線(同報系)再免許申請業務については、5年に1度で平成30年度の実施はなかった。また、他の契約についても、予算措置をする前に、業務を委任しているものはなかった。 |
ア 指摘事項
地方自治法施行令第167条の2第1項第3号を適用し、公益社団法人岸和田市シルバー人材センターと随意契約を締結しているが、岸和田市財務規則で定められた契約締結前情報の公表については、手続きが遅れ、適切な時期にホームページへの掲載がされていなかった。(判断基準 (5)(11))
2 子育て応援部
(1) 子育て施設課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
緊急一時預かり事業保護者負担金及び園庭開放事業等における傷害保険料については、各保育所で受領し、その後、子育て施設課において収納処理を行っている。岸和田市財務規則では、収納した現金を即日又はその翌日に指定金融機関等に払い込まなければならないと規定されているが、指定金融機関等への払込みが遅れているものがあった。また、平成28年度分の傷害保険料については、保育課(現在の「子育て施設課」以下同じ。)において収納処理を行った金額と傷害保険料の領収書控えによる年間合計額とに相違がある保育所が4園見受けられ、保育課と保育所との間での現金受け渡し時の記録もなかった。 | 今後は、傷害保険料の払込みに遅延がないよう適正に事務を執行します。なお、平成28年度分の傷害保険料については、1園分は保育所から、他の3園分は子育て施設課の本来保管すべき金庫と異なる保管庫から、それぞれの相違分が発見され、平成29年12月6日に収納処理しました。また、3部複写の専用の領収書を作成のうえ、保育所が現金と併せて提出することで、現金と領収書の領収額に相違が無いかを確認できるようにしました。子育て施設課から交付する受領書についても、現金の受け渡しの際に両者で金額の確認をし、適切に保管するよう改めました。また、出納簿を作成し現金の受け渡しがあった際には記録をつくるようにしました。 | 平成28年度分の傷害保険料の収納額が相違していた分について、収納されていることを確認した。また、平成30年度の緊急一時預かり事業保護者負担金及び園庭開放事業等における傷害保険料について、保育所から子育て施設課への現金の受け渡しが速やかに行われており、現金受け渡し時の確認や記録が適正に行われていることを確認した。子育て施設課が収納処理を行った金額が、出納簿の合計額、領収書控えの合計額と合致していることを確認した。 |
適切な在庫管理のもと、計画的に行うべき消耗品の購入及び事前に計画されていた公用車での園外保育下見時の駐車場使用料について、職員が立替えて支払いをしているものがあった。 | 消耗品の購入は計画的に行い、駐車場使用料についても資金前渡処理を徹底すべく、保育所職員へ周知いたしました。 | 平成30年度については、資金前渡されていることを確認した。 |
岸和田市財務規則では、地方自治法施行令第167条の2第1項第3号を適用した随意契約においては、市ホームページに掲載する方法により公表することと規定されているが、ホームページに掲載されていないものがあった。 | 地方自治法施行令第167条の2第1項第3号を適用した随意契約においては、市ホームページへの掲載漏れがないよう徹底いたします。 | 平成30年度については、ホームページに公表されていることを確認した。 |
社会福祉法人に対する助成の手続に関する条例では、社会福祉法人が助成を受けようとするときは、申請書に財産目録と貸借対照表を添えて市長に提出しなければならないと規定されているが、交付申請書にこれらが添付されていないにもかかわらず、交付決定をしているものがあった。 | 添付されていなかった財産目録と貸借対照表については、指摘後直ちに依頼し、徴取しました。今後は、必要書類の添付漏れ防止の為チェックリストを活用し、社会福祉法人に対する助成の手続に関する条例に基づき適切に処理します。 | 財産目録と貸借対照表を徴取していることを確認した。また、平成30年度については、適正に行われていることを確認した。 |
3 まちづくり推進部
(1) 建設指導課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
岸和田市財務規則では、収納した現金を即日又はその翌日に指定金融機関等に払い込まなければならないと規定されているが、窓口で受領した建築物等確認申請手数料などについて、隔日に集計をして調定を行っていたため、指定金融機関等への払込みが遅れていたものがあった。 | 窓口で受領した現金の集計を隔日から毎日に改め、岸和田市財務規則の規定どおり遅くとも翌日には指定金融機関等に払い込むように改善しました。 | 平成30年度については、窓口で受領した現金の集計を毎日行い、速やかに入金していることを確認した。 |
建築物等確認申請手数料などを窓口で受領した際には、岸和田市財務規則で定められた出納員の領収印を使用しなければならないが、他の印を使用していた。 | 岸和田市財務規則で定められた出納員の領収印を発注し、納品された日より使用することとしました。 | 岸和田市財務規則で定められた出納員の領収印を使用していることを確認した。 |
岸和田市松風町及び門前町地内公共公益施設広場除草等に係る業務委託契約で、地方自治法施行令第167条の2第1項第3号を適用して、公益社団法人岸和田市シルバー人材センターと随意契約を締結しているが、岸和田市財務規則で定められたホームページでの公表の手続きに不備があった。 | ホームページ公表手続きを失念しないよう、庁内LANのスケジュールに予定を入力し、担当員だけでなく課員全員で把握し、管理することとしました。 | 平成30年度については、ホームページに公表されていることを確認した。 |
(2)住宅政策課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
手書きの領収書には、不正防止のため、事前に通し番号を振り、交付した領収書の控えを保管し、領収書を書き損じた場合は、破棄せず控えと一緒に保管することになっているが、市営住宅使用料の領収書において、書き損じた領収書が保管されていないものがあった。また、住宅証明手数料の領収書において、通し番号が振られておらず、領収書及び控えが保管されていないものがあった。 | 今後は、書き損じた領収書や切り離した領収書は、破棄せず糊で貼り付けるなどして控えと一緒に保管するように徹底するとともに、発行した領収書の控えを毎月点検します。また、平成29年度の住宅証明手数料の領収書は、通し番号を附番しました。今後は、住宅証明手数料の領収書を会計課より支給を受けた時は、すぐに通し番号を附番します。 | 平成30年度の市営住宅使用料及び住宅証明手数料の領収書については、事前に通し番号を振り、書き損じたものについては、控えと領収書が保管されていることを確認した。 |
住宅証明手数料について、現金を受領したときは、領収書の交付、調定、指定金融機関等への納付をしなければならないが、処理がされず、金庫に保管されたままになっているものがあった。また、指定金融機関等への納付が遅れているものがあった。 | 窓口で市営住宅使用料や住宅証明手数料を領収した時、領収日・金額・相手方名・担当者名を記入する「窓口領収処理表」を作りました。当該領収金を市金庫へ入金した時はその日付を記入し、入金が遅れていない事を、担当員全員で確認します。 | 平成30年度の市営住宅使用料については、翌日までには入金されていることを確認した。また、住宅証明手数料についても、当日に調定書を作成し、速やかに入金していることを確認した。 |
市営住宅敷地使用料について、電柱等の設置による使用の場合は、岸和田市道路占用料条例を準用しているが、電柱と支線の本数や種別を誤ったため、使用料を過大に徴収しているものがあった。 | 市営住宅敷地使用料算定額の誤りについては修正し、過大に徴収したものは5月26日に還付を行いました。 今後は、申請書にある数や種別・長さについて現場調査を行い、申請内容の確認を行います。 | 敷地使用料の算定誤りについては、修正し、還付していることを確認した。また、平成30年度の市営住宅敷地使用料の対象となる許可物について現場調査を行い、申請書に記載している数量、種別、長さに基づき適正に算定されていることを確認した。 |
行政財産の目的外使用許可については、本来の用途又は目的を妨げない限度において行い、今後敷地の売却や事業用地としての利用が見込まれる場合は、庁内関係課での調整を行い、許可期間をできるだけ短期間に設定し慎重に行う必要があるが、旧市営尾生住宅敷地内の電柱設置による目的外使用許可申請について、3年間の使用を許可したため、許可期間内に移設の必要が生じ、使用者に対し補償が発生した。 | 行政財産の目的外使用許可期間については、岸和田市公有財産規則に則り期間を定め、申請のあった敷地が今後売却や利用の予定がある場合は、事業計画と照らし合わせて適正な使用許可期間を定めます。 | 平成30年度で市営山下住宅の建替工事を予定していたため、行政財産目的外使用許可期間については、当初を平成30年4月1日から平成30年9月30日までに設定し、その後は、工事の進捗状況に合わせて期間設定がされていたことを確認した。 |
4 建設部
(1) 建設管理課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
都市計画道路事業用地等の行政財産の土地賃貸借契約4件による賃貸料について、財産収入とすべきものを使用料として収入しており、収入科目を誤っていた。 | 直ちに財務会計システムにより収入の更正を行い、財産収入としました。 | 財務会計システムによる収入更正が適正に行われていることを確認した。 ただし、平成30年度に行政財産の目的外使用を許可したものについて、使用料として収入すべきものを財産収入としており、収入事務について、改善が見られなかった。 |
放置自転車等は、保管場所への移動の期日等の告示後、その翌日から起算して30日を経過しても、当該自転車等を返還できない場合には、売却し、撤去自転車売却処分金を歳入歳出外現金として保管している。なお、保管場所への移動の告示後6箇月を経過した場合には、当該自転車等の所有権は市へ帰属するため、売却代金を市の収入として処理することにしているが、平成27年2月の撤去自転車売却処分金を平成27年度の収入とすべきものを平成28年度の収入として処理していた。 | 今後は、複数の者で関係書類を確認するなど、調定の時期に十分留意し、適正な事務処理に努めます。 | 平成30年度の撤去自転車売却処分金については、調定、収納が適正であることを確認した。 |
道路占用を許可する際には、岸和田市道路占用規則に定められた添付書類を確認のうえ行わなければならないが、確認が不十分であったため、占用位置図及びその付近を表示した図面では市道ではない旧市営尾生住宅敷地内に設置されていた電柱及び支線について、道路法に基づく道路占用として許可していた。 | 当初は、市道認定道路内の占用でしたが、その後、市道認定の廃止により、市営住宅用地内の占用となったため、占用者に道路占用許可の廃止と新規で行政財産の目的外使用許可申請を所管課に申請することを通知する必要がありましたが、その通知を行っていませんでした。今後、市道認定道路の廃止等があった場合には、占用者に通知するとともに、関係部署との連携を図り、適切に処理いたします。また、道路占用許可の申請があった場合には、岸和田市道路占用規則に定められた添付書類を十分に確認し、適正な事務処理に努めます。 | 平成30年度の道路占用許可申請書に添付されている位置図等を確認したところ、いずれも市道上の占用であることを確認した。また、平成30年度当初に占用者に対し、新規認定路線及び廃止路線について通知していることを確認した。 |
ア 指摘事項
都市計画道路事業用地の目的外使用を許可したもの4件について、使用料として収入すべきところ、財産収入としていた。(判断基準 (5)(11))
(2) 水とみどり課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
岸和田市財務規則では、収納した現金を即日又はその翌日に指定金融機関等に払い込まなければならないと規定されているが、窓口等で受領した墓苑使用許可証の再交付等に係る手数料について、複数日分をまとめて調定を行っていたため、指定金融機関等への払込みが遅れていたものがあった。 | 収納した現金等は翌日までに指定金融機関等に払い込むよう周知徹底しました。今後は岸和田市財務規則に基づき適切に処理します。 | 平成30年度の墓苑使用許可証の再交付等に係る手数料について確認したところ、2日から3日分をまとめて調定しているものが多数あり、それについて、指定金融機関等への納付が遅れていた。収入事務について改善が見られなかった。 |
岸和田市都市公園条例では、使用料は、許可の際徴収することとなっているが、12月に公園占用許可をしたもので、納付期限を過ぎているにもかかわらず、使用料の収入がされていないものがあった。 | 使用者に直ちに連絡し、使用料は平成29年5月15日に収納していることを確認しました。今後は収納状況について、適時確認し、収入が遅れることがないよう適切に処理します。 | 使用料については、収納されていることを確認した。また、平成30年度に公園占用を許可したものについて、許可手続き、調定及び収納について、適正に処理されていることを確認した。 |
墓苑使用料について、電柱や電話柱、支線の設置による使用の場合は、岸和田市道路占用料条例を準用しているが、新しく許可をした支線2本の設置について使用料の算定がされていなかった。また、岸和田市事務決裁規程では、行政財産の目的外使用に関することは、副市長が専決できる事項であるが、部長専決で許可されていた。 | 使用者に連絡を行い、規定の使用料を納めていただくことで同意を得まして、平成29年8月23日に収納していることを確認しました。また、専決区分の誤りについては、改めて副市長が決裁をしました。今後は行政財産の目的外使用許可について、岸和田市道路占用料条例及び岸和田市事務決裁規程に基づき、適切に処理します。 | 使用料については、収納されていることを確認した。平成29年度及び平成30年度については、適正に使用料の算定がされ、収納されていることを確認した。また、平成29年度に新規で行政財産の目的外使用を許可したものについて、副市長が専決していることを確認した。 |
定額小為替証書等の有価証券の取扱い及び管理、保管については、現金同様厳重に行わなければならないが、郵送で申請された市営墓地の承継許可書の交付に係る手数料として受領した定額小為替証書1件分が確認できなかった。 | ご指摘の定額小為替証書については、市営墓地の承継者に送付した許可書類とともに返送していたため、確認できませんでした。なお、定額小為替証書は、承継者より郵送により返送してもらい、平成29年5月19日に指定金融機関に納入しました。今後は同じ誤りがないよう適正な収納事務を行うとともに、返送書類等が存在する場合には、その書類等の送付内容物を慎重に確認します。 | 定額小為替証書による手数料については、収納されていることを確認した。また、調査時点で、当日の窓口収入金と釣銭準備金を確認したところ、現金は過不足なく適正に保管・管理されていることを確認した。 |
ア 指摘事項
墓苑使用許可証の再交付及び市営墓地の承継許可証の再交付手数料については、随時の収入として領収日に調定し、即日又はその翌日に指定金融機関等に払い込まなければならないが、複数日分をまとめて調定していたため、払込みが遅れているものがあった。(判断基準 (5)(11))
5 市民病院事務局
(1) 経営管理課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
市立岸和田市民病院駐車場用地の賃貸借契約において、契約書で賃貸借料の算出方法を定めているが、その算出を誤ったため、賃借料を多く支出したものがあった。 | 土地所有者にお詫びをするとともに多く支出した差額を返還していただきました。今後、確認を徹底し誤りがないように努めます。 | 賃借料については、返還されていることを確認した。また、平成30年度の駐車場賃借料については、適正に処理されていることを確認した。 |
岸和田市公有財産規則では、行政財産の目的外使用の許可を受けようとする者は、市有財産使用許可申請書を市長に提出しなければならないとなっているが、市立岸和田市民病院医師公舎内に設置されている光アクセス装置について、市有財産の使用許可の申請、使用許可などの手続きが行われていなかった。 | 平成29年度の市有財産使用許可及び使用料免除の申請を受け、手続きを行いました。医師公舎に居住する個人契約のインターネット環境の利便性を図るために業者に依頼したもので目的外使用許可が必要だと認識していませんでしたが、今後は適正管理に努めます。 | 平成30年度の行政財産の目的外使用許可について、使用許可申請などの手続きが適正に行われていることを確認した。 |
市立岸和田市民病院内の目的外使用を許可する際に、許可条件として、使用料は許可後すみやかに納入することとしたものについて、使用者に納期限を定めず納入通知書を交付し、その後納入状況の確認をしなかったため、未収になっていることに気付かず、約1年後に督促し、納付させたものがあった。 | 平成29年度から納期限を定め納付書を発行しています。納期限後すぐ納入状況を確認し、未納になっているものがあればすみやかに納入するよう督促します。 | 平成30年度の行政財産目的外使用許可の使用料について、納期限を定め、適切に収納事務を行っていることを確認した。 |
時間外勤務命令事務において、人事異動してきた職員が、異動前の課の業務に従事した時間外勤務について、システムへの入力を、一般会計の科目で入力すべきところ、誤って病院事業会計の科目で入力していたものがあった。また、医療技術職の宅直(自宅日宿直)分の手当について、月集計時の計算を誤ったため、過支給となっているものがあった。 | いずれも人事課と調整の上、支出科目を誤ったものについては、7月給与にて人事課より当該職員に時間外勤務未払い分として支給し、当該職員より誤支給となった手当を病院に返金処理しました。また、医療技術職の宅直手当過支給については、7月給与で調整しました。今後、時間外勤務命令事務については、細心の注意を払うとともにチェック体制を強化し、誤りのないよう努めます。 | 時間外勤務命令における科目誤り及び過払いとなっていた宅直手当については、修正処理されていることを確認した。また、平成30年度の時間外勤務命令及び宅直手当についても適正に処理されていることを確認した。 |
(2) 医療マネジメント課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
妊産婦処置料については、市立岸和田市民病院の料金等に関する条例により、本市の住民及び本市の住民でない者の種別により、料金が定められているが、忠岡町住民については、平成19年4月1日の市立岸和田市民病院と公立忠岡病院の統合再編時の協定に基づき、同条例第6条を適用し、減免により本市の住民の料金を徴収している。市立岸和田市民病院の料金等に関する条例施行規則第10条によれば、減免は、本人または保護者の申請により市長の許可を受けることになっているが、申請書の提出を受けず減免を行っていた。 | 忠岡町住民に対する妊産婦処置料の減免については、本人からの申請により、市長が許可する取扱いといたしました。 今後は、当院の診療料その他の料金等の取扱いに関して、市立岸和田市民病院の料金等に関する条例及び同施行規則に基づき、適切に処理いたします。 | 忠岡町住民に対する妊産婦処置料の減免については、本人より申請され、適正に処理されていることを確認した。また、市立岸和田市民病院の料金等に関する条例の改正(平成30年7月2日施行)により、「忠岡町の住民については、本市の住民と同じ額を徴収する。」と規定されたことを確認した。 |
6 議会事務局
(1) 総務課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
議場内理事者席の三角柱表示板5件の書換えを行っているが、後日、1件に表示内容の不足が判明し、再度書換えが必要となり、手数料を支出していた。 | 議会各種表示関係の書換え等の発注にあたっては、表示内容に不足等が生じないよう、複数の者による確認を行うよう周知徹底してまいります。 | 平成30年度は、三角柱の書換えはなかったが、支出事務を確認したところ、不経済な支出がないことを確認した。 |
取得価格5,000円以上の備品については、備品台帳に記載しなければならないが、記載のないものがあった。 | 取得価格5,000円以上の備品については、平成30年2月16日までに全て備品台帳に記載を行いました。今後は、取得価格5,000円以上の備品については、備品台帳に記載するよう周知徹底してまいります。 | 備品台帳に記載されていなかった備品について、記載されていることを確認した。また、平成30年度の購入備品についても、すべて備品台帳に記載されていることを確認した。 |
時間外勤務命令事務について、給与システムへの入力に誤りがあるものがあった。また、給与システムに入力した際に出力する超過勤務命令簿に課長の押印のないものが複数あった。 | 時間外勤務の給与システムへの入力誤りについては、平成30年2月16日までに人事課へ入力内容の修正を依頼しました。また、超過勤務命令簿の課長印押印漏れについては、平成30年2月23日までに全て押印しました。今後は、給与システムへの入力誤り及び超過勤務命令簿への押印漏れが生じないよう、複数の者による確認を行うよう周知徹底してまいります。 | 給与システムへの入力誤りについては、修正処理がされ、課長の押印がないものについてもすべて押印がされていることを確認した。また、平成30年度については、適正に処理されていることを確認した。 |
7 教育総務部
(1) 学校給食課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
複数年度にわたり行政財産の目的外使用許可をしたものについては、年度当初に、その使用料の調定及び納入の通知をしなければならないが、その処理がなされていなかった。 | 使用料については、10月16日に調定を行い、当該使用者に納入通知書を送付し、11月17日に収納しました。今後、複数年度にわたり行政財産の目的外使用許可をしたものについては、年度当初に確認の上、適正な事務処理を行います。 | 使用料については、調定及び収納を確認した。また、平成30年度については、適正に調定がされ、収納されていることを確認した。 |
職員旅費条例では、大阪府外へ出張する際の日当は、その日数に応じ、1日当たりの定額により支給することになっているが、支給されていなかった。 | 7月19日の西宮市への出張の日当については、10月27日に事務処理を行い11月分の給与にて支給しました。今後は、確認を徹底し、誤りがないよう適正な事務処理を行います。 | 日当については、支給されていることを確認した。また、平成30年度は、日当の支給を伴う出張はなかったが、出張旅費算定についてすべて適正であることを確認した。 |
(2) 学校管理課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
複数年度にわたり行政財産の目的外使用許可をしたものについては、年度当初に、その使用料の調定及び納入の通知をしなければならないが、その処理が遅れていた。 | 複数年度にわたり行政財産の目的外使用許可をしたものについて、平成30年度は年度当初に調定し、納入通知書を送付しました。今後は、年度当初に確認の上、適正な事務処理を行います。 | 平成30年度については、適正に調定がされ、収納されていることを確認した。 |
(3) 産業高校学務課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
岸和田市財務規則では、各部課等の長は、物品の購入をしようとするときは、執行伺書により契約検査課長に請求し、契約検査課長が購入の手続きを行うことになっているが、全日制の学校案内の印刷について、直接、業者への発注を行っていた。 | 学校案内等の印刷について、直接、業者へ発注を行うことなく、執行伺書により契約検査課長に請求することを徹底します。今後は、岸和田市財務規則に基づき、適正に事務を執行します。 | 平成30年度の学校案内等の印刷については、執行伺書により契約検査課長に請求し、購入手続きが適正に行われていることを確認した。 |
8 生涯学習部
(1) 生涯学習課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
コピー機の利用料金は定期的に回収し、指定金融機関等へ納付しなければならないが、回収する際に、コピー機の中に保管している釣銭準備金の額を確認せず、コピー機のカウンターで利用枚数を判断し納付していたため、コピー機内の現金が、カウンターによる利用枚数分の料金及び釣銭準備金の合計額と相違していた。また、輪転機の利用料金の一部が回収されずに機械の中に残っていた。 | コピー機内の現金との相違は、金庫内に現金が保管されていたことの引継ぎを受けていなかったこと、また、業者のテストプリントの報告ミスによる差額分を市へ収納していたことが原因です。金庫内の整理を行った際に発見した現金はコピー機内に戻し、テストプリント分は収入更正しました。 輪転機については、コインベンダーの中の釣銭筒の現金が上限までいくと、下のボックスに現金が落ちる仕組みを理解しておらず、ボックス内の現金を回収していませんでした。指摘後、釣銭準備金5千円を残して、回収されていなかった利用料金も納付しました。また、毎月ボックス内の現金の有無も必ず確認しています。 釣銭準備金については、複数の担当者での確認を徹底するとともに、課内でコピー機等を開ける際、名簿に記名するよう周知しました。今後、適正に処理をするよう、上記を徹底していくこととします。 | コピー機のテストプリント分について、収入更正されていることを確認した。輪転機内の現金について、定期監査実施後、速やかに回収し、納付されていることを確認した。また、調査時点で、当日のコピー機内の現金を確認したところ、カウンターによる利用枚数分の料金及び釣銭準備金の合計額と合致していることを確認した。コピー機及び輪転機の利用料金の回収が適正に行われていることを確認した。 |
(2) スポーツ振興課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
資金前渡職員は、常時の費用に係るものについては、毎月分を翌月10日までに、随時の費用に係るものについては、目的完了後10日以内に前渡資金の支払額の残額について精算しなければならないが、精算が遅れているものがあった。 | 今後は、常時の費用に係るものについては、毎月分を翌月10日までに、随時の費用に係るものについては、目的完了後10日以内に精算し、岸和田市財務規則に定められた手続きを遅滞なく行います。 | 平成30年度に資金前渡を行ったものについて、おおむね期日内に精算されていることを確認した。 |
岸和田市民プール条例第8条及び同施行規則第7条の規定により、使用料は使用許可の際に前納させることになっているが、団体の専用使用について、使用許可の際に前納させず、納期限を設定していない納入通知書を交付していた。 | 今後、市民プールを団体に専用使用させる際には、納入期限を設定したうえで納入通知を行い、岸和田市民プール条例及び同施行規則に基づき、前納を徹底します。 | 平成30年度については、納期限を設定した納入通知書を交付し、使用料が収納されていることを確認した。 |
市が所有する施設に送電するための電柱等について、行政財産の目的外使用を許可しているが、減免申請書の提出を受けず、行政財産の使用料の徴収に関する条例第3条第1項を適用し使用料を免除していた。 | 平成29年11月27日に申請者に対し減免申請書の提出を求め、平成30年1月25日に減免申請書の提出を受け付けました。今後、行政財産の目的外使用料を減免する際には、適切な手続きを行います。 | 減免申請書が提出されていることを確認した。また、平成30年度については、適正に行われていることを確認した。 |
運動広場使用料の滞納整理事務において、地方自治法第236条第1項に基づき時効が完成し、債権が消滅した後も納付書を送付し請求行為を行っていたものがあった。 | 今後は、案件ごとに作成する滞納整理記事簿へ時効の起算日を記すことで時効完成日を把握する等、適切な滞納整理事務を行います。 | 滞納整理記事簿に時効完成日が記載されており、滞納整理事務が適正に行われていることを確認した。 |
屋外スポーツ教室の講師に謝礼を支出する際に、相手方を確認せず誤って前年度の講師に支出したものがあった。 | 今後は、複数の者で関係書類を確認するなど、支払い誤りの無いように十分留意し、適正な事務処理に努めます。 | 平成30年度の屋外スポーツ教室の講師謝礼については、正しい相手方に支出していることを確認した。 |
(3) 郷土文化室
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
岸和田市教育委員会事務決裁規程では、行政財産の目的外使用の新規申請に関することは、教育長の決裁事項とされており、目的外使用料の減免に関することは、部長の専決事項とされているが、室長専決で処理されているものがあった。 | 指摘のありました行政財産の目的外使用の決裁誤りにつきましては、事務決裁規程に基づき修正処理をいたしました。今後は、職員間において共通認識を確認し、室内でのチェック体制を徹底して岸和田市教育委員会事務決裁規程に定められた事務処理を行います。 | 平成30年度の使用許可及び使用料の減免については、正しい決裁区分で処理されていることを確認した。 |
(4) 図書館
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
事前に予定されていた公用車での出張の際に必要となった高速道路料金を職員が立替えて支払いをしていた。 | 現金での支払いが予定される経費について、今後は、地方自治法第232条の5第2項、地方自治法施行令第161条及び岸和田市財務規則の規定に基づき、資金前渡を受け適切に処理いたします。 | 平成30年度は高速道路料金の支出はなかったが、それ以外の現金での支払いが予定されるものについて、資金前渡されていることを確認した。 |
9 消防本部及び消防署
(1) 総務課
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
岸和田市財務規則では、総務課に出納員を設置し収納事務を行うことになっているが、消防許可手数料の領収書について、金額を誤って交付しているものがあった。 | 領収書の取扱いについて、担当職員に周知徹底するとともに、平成30年1月1日付けで消防許可手数料の事務についての要領を作成し、周知徹底しました。今後は、特に領収書交付の際には、複数の職員で記載内容を十分に確認するなど、適切な事務処理に努めます。 | 平成30年度の消防許可手数料の収納事務については、事務要領を作成し、適正に処理されていることを確認した。 |
随時の費用に係る資金前渡については、目的完了後10日以内に精算しなければならないが、精算が遅れているものがあった。 | 随時の費用に係る資金前渡については、目的完了後10日以内に精算します。今後は、関係職員へ周知徹底し、グループウェアのスケジュールに精算締切日を入力するなど、遺漏の無いよう努めるとともに、岸和田市財務規則に基づき、適正に事務を執行します。 | 平成30年度に資金前渡を行ったものについて、すべて期日内に精算されていることを確認した。 |
岸和田市消防署八木出張所外壁修繕請負契約書において、契約書に必要な事項である履行遅滞その他債務不履行の場合における違約金の記載がされていなかった。また、岸和田市財務規則に基づき、契約書には、契約担当者である課長が記名押印しなければならないが、記名押印されておらず、複数枚ある契約書について、袋綴じ又は割印がされていなかった。岸和田市消防本部免震構造点検業務委託において、請書の業務期間と仕様書の委託期間とに相違があった。消防署用AED賃貸借契約において、会計年度開始前に契約の締結について起案し決裁がされていた。 | 契約書には、履行遅滞その他債務不履行の場合における違約金を記載するとともに、必要事項の記載について遺漏のないように努めます。また、契約書の作成においては、複数の職員で確認し、不備が生じないように努めます。契約を締結する際には、契約期間や履行期限の確認を徹底し、適正な事務処理を行います。また、会計年度独立の原則について課内で周知徹底しました。今後は、契約事務について、岸和田市財務規則、契約事務の手引、入札・契約事務マニュアル、随意契約のガイドラインに基づき、適正な事務処理を行います。 | 平成30年度に締結された契約について、契約書に必要な事項が記載されていることを確認した。 また、契約締結起案についても適正に行われていることを確認した。 |
取得価格5,000円以上の備品については、備品台帳に記載しなければならないが、記載のないものが複数あった。 | 備品台帳に記載し、台帳の整理を行いました。今後は、定期的な台帳確認を実施するとともに、岸和田市財務規則に基づき適正な備品の管理に努めます。 | 備品台帳に記載されていなかった備品について、記載されていることを確認した。また、平成29年度及び平成30年度に購入した備品についても、すべて備品台帳に記載されていることを確認した。 |
(2) 消防署
指摘事項 | 措置内容 | 改善状況の確認 |
防火水槽簡易耐震化業務委託契約において、地方自治法施行令第167条の2に基づき、随意契約を締結しているが、一部の調査が契約締結前に行われていた。 | 業務の作業日程が前倒しになりましたが、契約期間との確認ができていませんでした。今後は、業務期間を定める際に作業日程を十分に確認し、複数の職員で契約書案をチェックし不備が生じないよう努めます。契約事務については、岸和田市財務規則、契約事務の手引、入札・契約事務マニュアル、随意契約のガイドラインに基づき、適正な事務処理を行い、手続きや契約書の記載内容に不備が生じないよう努めます。 | 平成30年度防火水槽簡易耐震化業務委託については、指名競争入札が実施され、契約期間内で調査及び簡易耐震化業務が実施されていることを確認した。 |
第7 意見
フォローアップ監査は、前述のとおり前回の定期監査における指摘事項について、市長等から措置状況が提出されたものについて、その改善状況を確認するため実施するものであり、本来、再度指摘事項とすることは考え難いものであるが、昨年度に引き続き今年度も指摘事項としたものがあったため、1件ずつ見解を述べる。
危機管理部危機管理課においては、地方自治法施行令第167条の2第1項第3号を適用した随意契約について、前回の定期監査では、岸和田市財務規則で定められた公表がされていなかったが、今回公表はされていたものの、契約締結前情報において、公表の時期に遅れがみられた。公表については、随意契約の透明性を確保するためにも適切な時期に行うべきものである。公表を行う意義について再度考慮のうえ改善を図られたい。建設部建設管理課においては、前回、契約に基づく賃貸料を財産収入ではなく、使用料として収入していたことを指摘事項としたが、今回は使用料とするものを財産収入としていることが判明した。契約による貸付と行政処分である行政財産の目的外使用許可とは、まったく異なる性質のものであり、収入科目についても違いがあって然るべきである。それぞれの業務について、その根拠となる法令に基づく適切な事務処理を望む。建設部水とみどり課では、前回に引き続き窓口収入金の指定金融機関等への納付が遅れている事象がみられた。措置状況の通知がされていたにもかかわらず、改善されていなかった要因を課内で究明したうえで、今回講じた措置について通知されたい。
今回指摘事項となったものについては、前回の指摘事項の内容を重く受け止め、適切に措置がなされたものであれば生じるはずのないものである。管理監督職員は、監査結果を軽んじることなく真摯に受け止め、課内の管理点検体制を検証し、見直しを行わなければならない。今回のフォローアップ監査対象部課については、平成31年度に定期監査を実施する。同様の指摘事項が発生しないよう積極的な事務改善を望む。今回改善がみられた部課についても、今一度、管理点検体制を検証し、引き続き適正な事務執行を行われたい。