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定期監査の結果(平成29年9月実施分 保育所)
第1 監査の対象
1 対象事務
平成28年度保育所事務事業(平成28年4月1日から平成29年3月31日まで)。ただし、必要に応じて平成27年度を含む。
2 対象保育所
浜保育所、旭保育所、城内保育所、修斉保育所
第2 監査の主な実施内容及び着眼点
監査対象保育所における財務に関する事務が、法令等に従い適正に執行されるとともに、公正で合理的かつ効率的な事務運営を行っているかどうかに留意し、岸和田市監査等の基準及び事務処理に関する規程に基づき策定した平成29年度保育所定期監査実施計画に定める監査の着眼点について、実査、証憑突合、帳簿突合、計算突合、質問、閲覧により行った。
第3 監査の実施場所及び日程
1 実施場所
各保育所
2 日程
(1) 調査期間 平成29年8月21日から平成29年9月20日まで
(2) 監査実施日
平成29年9月20日
第4 監査の結果
事務事業の執行に関して、指摘事項又は注意を要する事項が認められた。
指摘事項については、是正・改善の必要があるため、適切な措置を講じられたい。なお、措置を講じたときは、遅滞なく通知されたい。また、指摘された事項については、再び誤りが生じないよう適切な事務処理に努めるとともに、注意を要する事項についても、保育所内の管理点検体制を確認し、今後の事務執行に十分留意されたい。
指摘事項及びその他各保育所における注意を要する事項と判断した基準は、次のとおりである。
指摘事項 (1) 市に損害を与えている、又は損害を与える恐れがあるもの (2) 収入確保に適切な措置を要するもの (3) 予算を目的外に支出しているもの (4) 不必要な予算執行をしているもの又は損害を生じているもの (5) 法令や条例、通達等に違反しているもの (6) 契約や協定等に反しているもの (7) 機関の意思決定が適切になされていないもの (8) 書類の隠匿や改ざんその他の故意による違反行為があるもの (9) 重大な過失又は著しい怠慢によって誤りを生じているもの (10) 正確性、経済性、効率性又は有効性の観点から改善を要するもの (11) 前回、指摘事項又は注意を要する事項とした事項のうち、是正・改善されていないもの (12) その他、不当又は適正を欠く事項で指摘が適当であると認められるもの |
その他各保育所における注意を要する事項 (1) 不当又は違法ではないが適切でないもの (2) 執行機関等に改善・検討などを促し、又は注意を喚起することが必要と認められるもの (3) 上記の指摘事項以外で、金額、手続、処理、方法等から見て比較的軽微な誤りと認められるもの |
1 指摘事項
(1) 浜保育所
ア 領収書を書き損じた場合は、破棄せず控えと領収書の原本を一緒に保管することになっているが、緊急一時預かり事業保護者負担金等の領収書について、書き損じた領収書の控えと原本が保管されていないものがあった。(判断基準 (5))
イ 時間外勤務命令の手続きにおいて、同じ日に2つの業務で従事した時間外勤務について、時間外勤務計画書・命令書・実績報告書に従事した業務ごとに時間を記入し、計画、命令、実績報告、実績承認をしているが、従事した時間を重複して記入していたため、手当が過大に支給されているものがあった。(判断基準 (5))
(2) 旭保育所
ア 園庭開放における傷害保険料については、各保育所で受領し、その後、保育課(現在の「子育て施設課」以下同じ。)において収納処理を行っている。
旭保育所では、傷害保険料の領収書控えによる年間合計額と保育課において収納処理を行った金額に相違があった。また、保育課との間での現金の受け渡し時の記録がなく、後日、保育課から交付されている受領書についても保管されていないものがあった。(判断基準 (1)(5))
イ 園庭開放関係の書類の保存期間は3年と決められているが、利用者名簿を保存期間経過前にもかかわらず廃棄処分していた。(判断基準 (5))
ウ 緊急一時預かり事業保護者負担金等の徴収の際に交付する領収書について、事前に通し番号が最後まで振られていないため、同じ番号で交付されているものがあった。また、未使用分の数枚をはさんで発行されていたものが1件あった。(判断基準 (5))
(3) 城内保育所
領収書を書き損じた場合は、破棄せず控えと領収書の原本を一緒に保管することになっているが、緊急一時預かり事業保護者負担金、園庭開放等を利用する際の傷害保険料の領収書において、書き損じた領収書の原本が保管されていないものがあった。また、領収書を交付する際には、金額、相手方の氏名、領収年月日等は正確に記載し、訂正するべきではないが、交付した領収書の中に、相手方の氏名を訂正したものや領収した年を誤って記載したものがあった。さらに、領収書の通し番号が複数枚にわたり訂正されており、その中で訂正されているものとされていないものが混在していたため、同じ番号で交付されているものがあった。(判断基準 (5))
(4) 修斉保育所
領収書を交付する際には、金額、相手方の氏名、領収年月日等は正確に記載し、訂正するべきではないが、緊急一時預かり事業保護者負担金の徴収事務について、領収書の金額を訂正しているものがあった。また、領収書を無効とした場合は、破棄せず控えと領収書の原本を一緒に保管することになっているが、無効とした領収書の原本が保管されていなかった。(判断基準 (5))
2 その他各保育所における注意を要する事項
(1) 園庭開放、あかちゃんルームを利用する際には、傷害保険料を年1回徴収することになっており、複数の保育所を利用している児童等については、その都度領収書等で徴収の有無を確認する必要があるが、保護者等からの聞き取りだけで判断しているものがあった。傷害保険料の徴収時の確認は、適正に行われたい。(判断基準 (2))
(2)手書きの領収書の取扱いについては、不正防止のため、事前に通し番号を振り、使用しなかったものや書き損じたものについては、無効処理をすることになっているが、緊急一時預かり事業保護者負担金等の領収書について、番号が途中までしか振られておらず、また、使用しなかったもの等についての無効処理もされていなかった。領収書の取扱いは、適正に行われたい。(判断基準 (2))
(3)緊急一時預かり事業の実施において、保護者から利用申込みを受け、承認後に利用内容の変更があった際には、保護者から「緊急一時預かり事業利用変更届出書」の提出を受けなければならないが、その提出を受けず、利用内容の変更を行っていたものがあった。「岸和田市立保育所緊急一時預かり事業実施要領」に基づき適正に処理されたい。(判断基準 (2))
第5 意見
今回の定期監査では、監査対象となったすべての保育所において、領収書の取扱いに不備が見られた。領収書については、金銭の授受を確認、証明するための書類であることを十分認識するとともに、その取扱いにより不信を招くことがないよう、交付時はもちろん保管に際しても、細心の注意を払う必要がある。保育所の所長は、現金分任出納員として現金を取り扱うことから、その責務を十分に理解し、事務に携わることが必要である。また、保育課との現金の受け渡し時において、相互にその金額を確認したことを示す書類が作成されていない保育所も見うけられた。
保育所を管理する子育て施設課においても、いま一度、保育所での現金や書類の取扱い及び管理について、必要な指導・助言を行うとともに、課内における現金の取扱いについて、管理点検体制の整備を図られたい。
なお、保育所での現金の受領から保育課における収納までの一連の事務処理が適正であると判断し得るだけの関係資料の提出がなかったことは、真に遺憾で、今後の関係者による詳細な調査により、適正な事務処理である事が示されるよう望むものである。